¿Cuántas veces has programado una cita a la que no asisten tus clientes o has acumulado facturas de pago que tus compradores “olvidan” pagar? Por esto y más, necesitas conocer cómo enviar recordatorios por WhatsApp a tu lista de contactos. Una forma sencilla de ahorrar tiempo y la molestia de depender de la mala memoria de algunos usuarios, así podrás optimizar tus horas de trabajo y convertir los huecos en tu agenda en tiempo productivo para el negocio 💥.
¿Es posible recordar citas por WhatsApp?
Sí, es posible recordar citas por WhatsApp utilizando la función de mensajería de la aplicación. Aquí hay algunas formas de hacerlo:
- Enviar un mensaje de recordatorio: Puedes enviar un mensaje directamente a la persona con la que tienes una cita para recordarle la fecha, hora y lugar de la reunión. Asegúrate de proporcionar toda la información relevante y ser claro en tu mensaje.
- Crear un evento en el calendario y compartirlo: Puedes crear un evento en tu aplicación de calendario (como Google Calendar o Apple Calendar) y luego compartir ese evento a través de WhatsApp. La otra persona puede agregar ese evento a su propio calendario y recibir notificaciones automáticas como recordatorio.
- Utilizar aplicaciones de gestión de citas: Si estás organizando citas de manera regular, considera utilizar una aplicación de gestión de citas que te permita programar citas, enviar recordatorios automáticos y recibir confirmaciones de los participantes. Luego, puedes compartir estos detalles de la cita a través de WhatsApp.
- Utilizar chatbots personalizados: Si estás desarrollando una solución personalizada, puedes implementar un chatbot en WhatsApp que permita a los usuarios programar citas y recibir recordatorios automáticos. Estos chatbots pueden ser configurados para interactuar con los usuarios y enviar recordatorios según lo programado.
Recuerda ser considerado y respetuoso al enviar recordatorios por WhatsApp. Asegúrate de tener el consentimiento de la otra persona para enviar recordatorios y evita ser intrusivo. La comunicación clara y amigable es clave para garantizar que los recordatorios sean efectivos y bien recibidos.
Entonces, ¿cómo crear recordatorios en WhatsApp?
WhatsApp en sí mismo no ofrece una función nativa para crear recordatorios directamente en la aplicación. Sin embargo, puedes utilizar WhatsApp para enviar mensajes de recordatorio a ti mismo o a otras personas. Aquí tienes cómo hacerlo:
- Envía un mensaje de recordatorio a ti mismo:
- Abre WhatsApp en tu dispositivo.
- Inicia una conversación contigo mismo. Puedes hacerlo buscando tu propio número de teléfono en la lista de contactos o creando un contacto ficticio con tu número.
- En la conversación contigo mismo, escribe el mensaje de recordatorio. Por ejemplo, «Recuerda la reunión de mañana a las 10 a.m.»
- Presiona «Enviar».
- Enviar mensajes de recordatorio a otros contactos:
- Abre WhatsApp y selecciona el contacto al que deseas enviar el recordatorio.
- Escribe el mensaje de recordatorio y envíalo al contacto. Por ejemplo, «No olvides la reunión de mañana».
- Asegúrate de que el contacto haya leído el mensaje y está al tanto del recordatorio.
Si deseas recibir recordatorios automáticos y notificaciones de eventos en fechas y horas específicas, es recomendable utilizar una aplicación de calendario o una herramienta de gestión de tareas que ofrezca esa funcionalidad. Estas aplicaciones te permitirán programar recordatorios y enviar notificaciones en momentos específicos, y luego puedes utilizar WhatsApp para compartir esos eventos o recordatorios si lo deseas.
Recuerda que WhatsApp no es una aplicación de gestión de tareas o calendario completa, por lo que puede ser más conveniente utilizar herramientas dedicadas para una gestión eficaz de tus recordatorios y eventos.
Aprende cómo enviar recordatorios por WhatsApp en 6 pasos
A pesar de que pocos conocen su funcionamiento, utilizar los recordatorios en WhatsApp no tiene una gran dificultad; al contrario, te ayudará a refrescar la memoria al cliente, lograr más conversiones y actuar con anticipación antes citas, pedidos o servicios en vía de anularse.
Conecta tu cuenta de WhatsApp Business a un CRM
Para enviar recordatorios por WhatsApp deberás vincular la gestión de tus chats a un software CRM, pues, la función no es nativa de la app. Así podrás contar con un sistema de planificación y gestión de tus conversaciones.
Una vez que hagas tu elección y lo integres a la app, la función de recordatorios en WhatsApp aparecerá de forma automática.
¿Cómo enviar recordatorios por Whatsapp? Así lo puedes hacer
El CRM que elijas hará la parte más complicada: enviar recordatorios por WhatsApp, tu tarea será solamente cumplir estos 6 sencillos pasos ✅.
- Abre WhatsApp.
- Selecciona el contacto al que enviarás los recordatorios en WhatsApp. Recuerda que puedes elegir a más de un usuario.
- Pega en el chat el mensaje que deseas enviar.
- Haz clic en el icono de “calendario” que aparecerá justo al lado del botón de enviar, ubicado en la parte inferior derecha de tu chat.
- Coloca la fecha y la hora en la bandeja de opciones aparecerá.
- Finalmente, darás clic en “programar mensaje” y ¡listo! Ya se habrá agendado tus recordatorios en WhatsApp y tu cliente lo recibirá en la fecha y hora que escogiste.
¿Ves?, es muy sencillo. Ahora ya sabes cómo enviar recordatorios por WhatsApp, pero asegúrate de hacerlo bien chequeando los siguientes consejos 👇
Buenas prácticas en el envío de recordatorios por WhatsApp
#1 No actúes sin el consentimiento de tu cliente
Algunos países prohíben expresamente el envío de mensajes de WhatsApp sin el consentimiento de la persona, por esto y porque, además, hará ver a tu negocio como intrusivo, asegúrate siempre de tener la aprobación de tus contactos. Con esto en mente, puedes estar tranquilo al momento de enviar recordatorios por WhatsApp.
#2 Ten en cuenta el momento
Piensa con cuántos días y horas de anticipación consideras oportuno enviar recordatorios por WhatsApp. Recuerda que refrescarle la memoria a tu cliente no solo hace ver a tu negocio más atento, también te permite anticiparse ante cualquier altercado por parte del usuario.
Tampoco olvides ofrecerle a tus clientes la opción de posponer la cita o cancelarla de ser el caso. Así podrás ahorrar tiempo para buscar otro consumidor con el que podrás llenar ese espacio en tu agenda.
#3 Personaliza tus recordatorios
Algo esencial al momento de enviar recordatorios por WhatsApp es desarrollar el mensaje de una forma personalizada, de esta forma tu cliente se sentirá más atendido y se mostrará con mayor predisposición a realizar un cambio o de interactuar con la empresa expresando por qué no irá a la cita, pagará el servicio y afines.
Beneficios
El WhatsApp Marketing se ha convertido en una estrategia clave para empresas de todos los tamaños. Utilizar WhatsApp para enviar recordatorios tiene varios beneficios:
- Alta tasa de apertura: Los mensajes de WhatsApp tienen una tasa de apertura del 98%, lo que supera a los correos electrónicos.
- Interacción inmediata: La mayoría de los usuarios leen y responden a los mensajes en menos de 5 minutos.
- Mayor conversión: Los recordatorios automatizados reducen la tasa de cancelaciones y ausencias en citas o eventos.
- Fidelización de clientes: Una comunicación efectiva mejora la relación con los clientes y aumenta su lealtad hacia la marca.
- Optimización del tiempo: La automatización de recordatorios permite a las empresas ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de citas y eventos.
- Reducción de costos: Al disminuir la necesidad de llamadas telefónicas y otros métodos de contacto, se reducen los gastos operativos.
- Personalización de la comunicación: WhatsApp permite enviar mensajes adaptados a cada cliente, mejorando la experiencia del usuario.
- Mejora la organización interna: Al integrar WhatsApp con CRM y otras herramientas, se optimiza la gestión de la información y el seguimiento de los clientes.
Ventajas de aprender cómo enviar recordatorios por WhatsApp
#1 Ahorrarás tiempo y costos
Al enviar recordatorios por Whatsapp y recibir una cancelación por parte del cliente, no te expones a quedarte esperando a alguien que nunca llegará. Esto te permitirá tomar medidas y llenar ese cupo vacío con anticipación. Con esa información podrás agendar un nuevo cliente o enfocarte en otras áreas del negocio.
#2 Elevarás la productividad de tu negocio
Enviar recordatorios por Whatsapp te permite anticipar la ausencia de un cliente lo que resulta en un aumento de productividad en tu equipo de atención al cliente. ¿Parece un poco contradictorio? Piensa en que podrás invertir ese tiempo agendando a un nuevo cliente en su lugar u obteniendo el feedback del usuario es cuestión.
Por ejemplo, supongamos que a un cliente le toca renovar su membresía por segunda vez y, al recibir tu recordatorio, te comenta que quiere cancelar el servicio. Si inviertes tiempo en preguntar qué lo hizo cambiar de opinión, podrás obtener un valioso feedback que ayude a mejorar tus estrategias de negocio y evite que suceda lo mismo con otros clientes. ¡No hay mal que por bien no venga!
#3 Aumentará tu rentabilidad
Cuando sepas cómo enviar recordatorios por WhatsApp notarás que disminuirán las ausencias, lo que sin duda ayudará en la rentabilidad del negocio, pero, también harás que tu atención se sienta más personalizada.
Asimismo, las personas que esperan por un hueco en tu agenda te conocerán mucho más rápido y, con esto, aumentarás tus conversiones.
#4 Canal más rápido y económico
Enviar recordatorios por WhatsApp puede ser más económico que utilizar cualquier otro canal de atención al cliente, como una llamada telefónica. Incluso, es más probable que contesten primero a un mensaje en la app que un correo electrónico, por ejemplo.
Aunque deberás pagar un servicio externo para aprovechar las ventajas de esta función, puedes hacer que el gasto valga la pena aprovechando todas las funcionalidades integradas un CRM. Algunos vienen con chatbots, sistemas multiagentes, atención multicanal y monitoreo de chats en tiempo real.
#5 Reduce el absentismo o inasistencia de clientes
Hoy en día las personas tienen mil cosas en la cabeza y a menudo olvidan las citas y compromisos que tienen si no se les recuerda constantemente, haciéndole perder tiempo y dinero a tu empresa.
Si uno de los problemas principales de tu modelo de negocio es el absentismo de los clientes, esta es tu solución. Enviar recordatorios por WhatsApp reduce las faltas de los clientes a sus citas o reservas porque desde el día de la programación de su cita hasta la fecha en la que asistirá puede olvidarse completamente del compromiso.
#6 Mejora la experiencia del cliente y te diferencia de la competencia
Todo está en los detalles. Un negocio que realiza la práctica de enviar recordatorios por WhatsApp brinda una mejor experiencia a sus clientes a diferencia de aquellos que no son proactivos y esperan que el cliente recuerde por sí solo. Cuando programas recordatorios por WhatsApp estás resolviendo un problema relacionado a su capacidad para recordar y eso es un punto a favor. Si están muy atareados y con miles de cosas en la cabeza, agradecerán que les mandes un recordatorio.
Enviar recordatorios por Whatsapp: ¿Cuál es el mejor momento para hacerlo?
¿Después de la confirmación de la cita, un día antes 1 hora antes de la cita, después de la confirmación de la cita o un día antes? 🤔
La cantidad de recordatorios para Whatsapp a enviar, así como el momento ideal es una elección personal que dependerá de qué tan olvidadizos sean tus clientes y para esto deberás basarte en experiencias anteriores.
¿Cuántas veces te cancelaron o ni si quiera se presentaron? Son preguntas que te ayudarán a terminar a saberlo.
Sin embargo, para que tengas mejores resultados, te recomendamos enviar tus recordatorios en WhatsApp en estos 3 momentos clave.
- Justo después de la confirmación: Reafirmas al cliente que su cita se ha generado
- Un día antes: Le recuerdas al cliente que su cita es muy pronto y debe prepararse para ello.
- 1 hora antes: Incluso después de haberle recordado un día anterior el aproximamiento de su cita, tu cliente puede olvidarse el mismo día de la cita que tiene que asistir. Avisar con 1 hora antes de anticipación refrescará su memoria y lo hará sentir más comprometido con su asistencia.
Plantilla gratis para enviar recordatorios por Whatsapp
Adapta esta estructura simple de mensaje para escribir tus recordatorios por Whatsapp.😎
- Hola ( nombre del cliente), te escribimos de la empresa ( nombre de tu negocio) para recordarte que el ( fecha de la cita) a las ( hora de la cita) tienes programada tu cita para ( colocar especialidad o servicio el cual el cliente reservó). Por favor llegar con ( establecer los minutos) de anticipación. Si desea cancelar o reprogramar su cita responde este mensaje. ¡Te esperamos!
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