Aunque es “sencillo” enviar mensajes por WhatsApp, la tarea se complica cuando el envío debe salir con fecha y hora en específico, a una cantidad determinada de contactos. Como sucede -por ejemplo- en el lanzamiento de campañas segmentadas. Si confías en tu memoria en este aspecto, puedes condenar tus esfuerzos a disminuir su alcance y puede que incluso a no lograr sus objetivos. Entonces, ¿aprendemos cómo programar un mensaje en WhatsApp? Prometemos que será sencillo.
Imagina que sea un día importante para tu cliente o simplemente tu negocio está teniendo una fecha conmemorativa, pero se te olvida avisarle a tus contactos que tendrás una fiesta o algún tipo de descuento o concurso. ¿Cómo quedaría tu marca frente a todos esos clientes?
Evita este tipo de situaciones y aprende a enviar mensajes programados por WhatsApp.
¿Por qué programar un mensaje en WhatsApp?
WhatsApp es una aplicación que ha tomado mucha relevancia en el mundo entero. Actualmente, no solo es la aplicación de mensajería más utilizada por todas las personas que poseen un teléfono inteligente, sino también uno de los principales canales en los que las empresas pueden comunicarse de forma directa con sus clientes para hacerlos partícipes de información importante de manera inmediata.
Al programar los mensajes, la gestión de respuestas es mucho más controlada y le permite a tu equipo humano reducir su margen de error en cuestión de atender las necesidades que tengan los clientes directamente. Además, te ayuda a recordarles o notificarles de momentos importantes, fechas de cierre de ofertas o días en que van a recibir paquetes por parte de la empresa.
Lo mejor de programar los mensajes es que podrás gestionar muchísimo mejor tu tiempo. Mientras estés en el gimnasio, comiendo o simplemente paseando con tu familia, el mensaje se enviará en el día y la hora en el que fue programado.
Beneficios de programar mensajes en WhatsApp
La programación de mensajes en WhatsApp ofrece múltiples ventajas que optimizan la comunicación y gestión del tiempo, tanto para usuarios individuales como para empresas. A continuación, se detallan los principales beneficios de esta funcionalidad:
1. Eficiencia en la gestión del tiempo
Programar mensajes permite a los usuarios redactar comunicaciones en momentos convenientes y establecer su envío para fechas y horas específicas. Esto es especialmente útil para recordar eventos importantes, enviar felicitaciones o coordinar actividades sin necesidad de estar disponible en el momento exacto del envío.
2. Mejora en la atención al cliente
Para las empresas, la programación de mensajes garantiza respuestas oportunas a las consultas de los clientes, incluso fuera del horario laboral. Al automatizar respuestas y enviar información relevante en momentos clave, se mejora la experiencia del cliente y se incrementa su satisfacción.
3. Consistencia en la comunicación
La capacidad de programar mensajes asegura que la información se distribuya de manera uniforme y puntual. Esto es esencial para campañas de marketing, recordatorios de citas o cualquier comunicación que requiera coherencia en su entrega.
4. Reducción de errores humanos
Al planificar y programar mensajes con anticipación, se minimiza el riesgo de olvidos o errores asociados con el envío manual. Esto es crucial en entornos empresariales donde la precisión en la comunicación es fundamental.
5. Flexibilidad y personalización
La programación de mensajes permite adaptar la comunicación según las necesidades específicas de cada destinatario. Por ejemplo, se pueden enviar mensajes personalizados en fechas significativas o ajustar el contenido según las preferencias del cliente.
¿Esta función viene incluida en WhatsApp?
Seguramente hemos escuchado la frase “es tan sencillo como enviar un WhatsApp”, sobre todo cuando regularmente se nos olvidó enviar ese mensaje que alguien podía estar esperando. Pero tranquilo, esos momentos ya quedaron atrás. Ahora que sabrás cómo dejar mensajes programados en WhatsApp, siempre estarás a tiempo para los informes de la empresa, cumpleaños de amigos, aniversario y todo lo que necesites.
Ahora, WhatsApp en su versión tradicional no permite que se programen los mensajes, debido a que la principal función de esta aplicación es mantener el contacto de conversación en tiempo real. Sin embargo, sí existen varias aplicaciones que pueden darnos una manito para programar los mensajes que necesitemos.
Una función que sí está incluida en WhatsApp y que es parecida a la programación de mensajes, son las respuestas rápidas y los mensajes automáticos de bienvenida y ausencia, los cuales puedes utilizar para responder a tus clientes las 24 horas del día, incluyendo feriados y vacaciones.
Para programar un mensaje en WhatsApp tienes las siguientes opciones:
- iPhone: Los usuarios iPhone pueden usar la app «Atajos» o «Shortcuts» que traen estos dispositivos. Una vez dentro, debes buscar el apartado “Automatización” y el símbolo “+”. Al avanzar hasta la opción «Crear automatización personal», podrás definir el día y la hora y escribir o pegar el texto que deseas enviar.
- Software externo: Otra opción es apoyarte en un software externo que ofrezca envíos masivos y mensajes programados, la mayoría con suscripción paga. Una vez los descargues y cumplas los términos y condiciones, podrás disfrutar de la programación de mensajes. También hay apps que cumplen esa función.
Ventajas y desventajas de enviar mensajes programados en WhatsApp
Aprender cómo programar un mensaje en WhatsApp es una tarea muy importante para automatizar algunas funciones que, con el tiempo, se convierten en un punto tedioso en la repartición de tareas dentro del personal de una empresa.
Ventajas:
Adelantar la creación de mensajes
Para momentos especiales para la empresa o el cliente. Programando los mensajes de WhatsApp puedes recordar cosas más triviales como el cumpleaños de un cliente especial y enviarle un lindo mensaje.
Mejor planificación
Algunas veces es probable que, por hacer algo a las apuradas, se nos pase por alto alguna información relevante que queríamos hacer notar en un informe o mensaje. Al programar los mensajes es más sencillo tomarse un tiempo para evaluar todo lo que se tenga que decir y poder expresarlo en un solo mensaje sin pérdidas.
Ahorro del tiempo
Con la programación de los mensajes es más sencillo ahorrar tiempo de trabajo. Programar solo tomará algunas horas de un día, pero puede fácilmente adelantar el trabajo de un mes entero y más. Es una función clave cuando tu equipo está muy ocupado atendiendo diferentes pendientes.
Ahora, como era de esperarse, programar los mensajes de WhatsApp también tiene sus desventajas para tener en cuenta y ser precavidos, algunas de ellas son:
Falta de humanidad en los mensajes
A los clientes les gusta sentirse bien atendidos por el personal humano. Si las respuestas o mensajes que reciben son muy robotizados, suelen dejar de leerlos con el tiempo. Es importante que, para evitar esto, prestes mucha atención al tipo de lenguaje que utilizas en los mensajes.
No hay filtro de información
Toda la información que se comparta en un mensaje programado debe ser completamente verídica debido a que, luego de ser programado el mensaje, se enviará en el tiempo pautado. Si en el transcurso del tiempo alguna oferta, promoción o información deja de estar vigente, entonces debes emplear el proceso manual para la desprogramación.
Ahorra tiempo y dinero: prueba Whatzapper para programar tus mensajes en WhatsApp
Whatzapper es un software automatizado que permite enviar mensajes de WhatsApp, evitando los riesgos de bloqueo que tiene esta aplicación por spam. Para utilizar este software solo tienes que descargarlo, cumplir con los pasos de la configuración y luego completar los pasos para la automatización.
Whatzapper es una herramienta muy funcional para las personas o empresas que necesitan ahorrar tiempo de comunicación. La programación de mensajes se hace de forma manual, garantizando la seguridad de que todos los mensajes pautados serán enviados sin contratiempos.
Un punto a favor de Whatzapper es que no necesitas tener el teléfono desbloqueado ni tiene límites de mensajes. También tiene respuestas personalizadas (bot 24/7) y el uso de mensajería masiva.
