Ya no hay razones para escribir una y otra vez las mismas respuestas a las preguntas más frecuentes de tus clientes: es tedioso y le resta puntos a tu productividad. Permítete ahorrar tiempo y crea algunos atajos con la función de respuestas rápidas. ¿No lo has hecho? Aprende en este artículo los pasos de cómo programar respuesta automática en WhatsApp.
Primero que nada debes saber que es una función que solo está disponible para la versión WhatsApp Business. Es ideal para agilizar el proceso de atención al cliente y minimizar errores humanos de escritura. Pero no queremos aburrirte con algo que seguro ya conoces, mejor vayamos directo al grano.
Cómo programar respuesta automática en WhatsApp: ¡Hazlo en 9 pasos!
Las respuestas automáticas de WhatsApp no se limitan solo al envío de texto, sino que también se pueden configurar con contenido multimedia. Si tienes un local de comida rápida y alguien te pide el menú, puedes enviarlo de forma rápida sin tener que perder tiempo en la galería de tu teléfono.
Más adelante queremos compartirte algunos casos de uso, por ahora toma tu teléfono y sigue estos nueve pasos para que automatices tu WhatsApp:
Paso 1
Abre la aplicación WhatsApp Business. Si no la tienes puedes descargarla en Play Store o Apple Store.
Paso 2
Ubícate en la parte superior derecha del menú principal y pulsa un ícono con tres puntos verticales.
Paso 3
Selecciona la opción Herramientas para la empresa
Paso 4
Baja y pulsa en Respuestas Rápidas
Paso 5
Para poder escribir las respuestas rápidas, presiona el ícono “+” que está en la parte inferior derecha.
Paso 6
Escribe la respuesta que desees configurar. Trata de incluir un lenguaje fresco y cuida mucho la ortografía.
Paso 7
Luego tendrás que escribir un Atajo que identifique tu respuesta. Si configuraste una respuesta para dar información sobre el horario de atención de tu negocio, tu atajo sería “/Horario”.
Paso 8
Tendrás que escribir otras tres frases claves para recordar tu respuesta. Siguiendo el ejemplo del horario, puedes usar “/hora”, “/fecha” y “/horario”.
Paso 9
Pulsa la opción guardar y listo. Prueba con alguno de tus contactos para comprobar que todo esté bien.
¿Cómo usar una respuesta automática en WhatsApp?
A medida que vas conociendo a tus clientes, es probable que vayas configurando más respuestas rápidas. Pero, ¿cómo usarlas? La verdad es un proceso muy sencillo.
Vamos a suponer que estas chateando con un cliente y te pregunta qué métodos de pagos tienes disponible.
Lo que debes hacer es escribir esta barra “/” en el chat y poner el atajo que configuraste, que podría ser, siguiendo ese ejemplo, algo como “/Pago”.
Solo tendrás que seleccionar la respuesta y darle a enviar.
Beneficios
Implementar respuestas automáticas en WhatsApp ofrece diversas ventajas que mejoran la comunicación y optimizan la gestión dBeneficios de Programar Respuestas Automáticas en WhatsAppe interacciones con clientes. Algunos de los principales beneficios incluyen:
- Atención inmediata: Los clientes reciben una respuesta inmediata, mejorando su experiencia y reduciendo tiempos de espera.
- Disponibilidad 24/7: Permite mantener la comunicación activa incluso fuera del horario laboral.
- Automatización de tareas: Reduce la carga de trabajo del equipo de atención al cliente, permitiendo enfocarse en consultas más complejas.
- Mejor organización: Con el uso de etiquetas y respuestas rápidas, la gestión de mensajes se vuelve más eficiente.
- Consistencia en la información: Asegura que todos los clientes reciban respuestas claras y precisas sin variaciones.
- Integración con otras herramientas: Se pueden utilizar chatbots y API para mejorar la interacción con los clientes y automatizar procesos avanzados.
Ya sabes cómo programar respuesta automática en WhatsApp, ahora fíjate en sus casos de uso
Te hemos dado el ejemplo del horario y los métodos de pago, pero lo cierto es que puedes usar las respuestas rápidas para responder todo lo que se te ocurre. Por eso es bueno que te fijes bien en las preguntas más frecuentes que hace tu audiencia, así tendrás un panorama más claro de las respuestas que debes configurar.
Básicamente se pueden usar para:
- Dar información sobre promociones activas
- Fechas y datos sobre cursos
- Información de contacto
- Mensaje de agradecimiento
- Mensaje de disculpa por demoras en el envío
- Respuestas sobre productos específicos
- Mensaje sobre políticas de tu empresa
¿Qué otras respuestas puedo automatizar en WhatsApp Business?
Además de estas respuestas preconfiguradas, puedes crear mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia. Los primeros son útiles para ese primer contacto con un cliente, ya que se envía de forma automática y contiene un saludo de la empresa. Son configurables.
En cambio, los mensajes de ausencia le indican al cliente que no podrás atenderlo, bien sea porque te encuentras en horario de almuerzo o porque ya tu negocio cerró.
Ambas se activan en “Ajustes” y “Herramientas para las empresas”. Cuando llegues a esa parte de WhatsApp, podrás elegir la que gustes y configurar un mensaje.
¿Son útiles las respuestas automáticas en WhatsApp?
Son efectivas hasta cierto punto. Cuando el flujo de mensajes incrementa a cualquier hora, puede que no contribuyan a generar más ventas. Es simple: los mensajes de bienvenida y ausencia se envían una sola vez, mientras que para usar las respuestas rápidas necesitas escribir el comando “/”.
Si estás durmiendo, ocupado y simplemente colapsado de tantos mensajes, tu cliente puede buscar otros negocios con un sistema de atención al cliente más oportuno.
Para automatizar tu WhatsApp de una mejor forma necesitas configurar chatbots, que brinda respuestas en tiempo real a las preguntas más frecuentes, sin importar la hora ni el día.
Puedes activar chatbots integrando un CRM o un software especializado en WhatsApp Marketing. Te será de mucha ayuda para elevar las conversiones.
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