¿Siempre respondes las mismas preguntas a tus clientes en WhatsApp, incluso fuera de tu horario comercial? Si esto te consume más tiempo de lo normal, debes saber que la solución no es que te esclavices al teléfono para intentar responder más rápido. Puedes tomar la decisión de activar los mensajes automatizados por WhatsApp y aprovechar las mieles de la tecnología.
Si hay algo que a los clientes les desagrada es sentirse ignorados cuando escriben a un negocio para preguntar por algún producto o servicio. Para evitar estas situaciones incómodas, es mejor que tengas preparadas las respuestas para que los sorprendas con una atención oportuna.
¿No sabes cómo hacerlo? ¿Quieres algunos ejemplos prácticos? En este artículo te dejamos algunas plantillas para que las uses en tu WhatsApp Business.
¿Qué son los mensajes automatizados por WhatsApp?
Los mensajes automatizados de WhatsApp son una forma estratégica y grandiosa de ahorrar tiempo y facilitar las conversaciones entre clientes y empresas. Se caracterizan por ser predefinidos, es decir, puedes personalizarlos tomando en cuenta el brand voice –voz de marca– de tu negocio.
¿Son útiles? Solo imagina que 10 clientes escriben al mismo tiempo preguntando por la ubicación de tu empresa y tú, ya con una respuesta configurada, puedes enviar la información a cada uno de manera automatizada. No tienes que escribir el mismo mensaje una y otra vez.
Con las funciones nativas de WhatsApp es posible configurar tres tipos de mensajes automatizados en WhatsApp: bienvenida, ausencia y respuestas rápidas. Estos últimos son configurados tomando en cuenta las preguntas frecuentes de tu público y sirven para atender confirmaciones de citas, recordatorio de pagos, soporte técnico, ventas e información en general sobre el negocio (horarios, ubicación, precios, métodos de pago, etc).
Para que se envíe la respuesta correcta que el cliente espera, se debe configurar cada mensaje con un “atajo”. Por ejemplo, si quieres detallar tu horario de atención cuando te escriban, debes poner como atajo la palabra “horario”, y así sucesivamente con cada una de las 50 respuestas que puedes configurar.
La importancia de tener plantillas es que puedes adaptarlas a este tipo de respuestas rápidas.
¿Cómo activar los mensajes automatizados por WhatsApp?
Para configurar los mensajes automatizados solo debes seguir estos pasos:
- Abre WhatsApp Business en tu dispositivo.
- Toca el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha.
- Selecciona la opción «Ajustes» y luego «Empresa» o «Cuenta de empresa», de acuerdo con la versión de WhatsApp que tengas instalada.
- Podrás seleccionar entre «Mensajes de ausencia», «Mensajes de Bienvenida» o “Respuestas Rápidas”. Pulsa esa última opción.
- Escribe el mensaje que quieras configurar como respuesta automática y un respectivo “atajo” que debe estar precedido por un slash “\”.
- Puedes poner hasta tres palabras claves para reforzar el atajo, como por ejemplo: “hora, fecha, horario”.
- Guarda los cambios y listo.
- Importante: estas plantillas deben ser aprobadas por WhatsApp.
Beneficios de implementar mensajes automatizados en WhatsApp
La automatización de mensajes en WhatsApp se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan optimizar su comunicación y mejorar la experiencia del cliente. A continuación, se detallan los principales beneficios de incorporar esta tecnología en su estrategia empresarial:
1. Respuestas Inmediatas y Disponibilidad 24/7
La implementación de chatbots y sistemas automatizados permite a las empresas ofrecer respuestas instantáneas a las consultas de los clientes, sin importar la hora o el día. Esto garantiza una atención constante, mejorando la satisfacción del cliente al recibir información o soluciones de manera oportuna.
2. Eficiencia Operativa y Ahorro de Recursos
Automatizar tareas repetitivas, como responder preguntas frecuentes o confirmar citas, libera tiempo y recursos para que el equipo humano se enfoque en actividades más estratégicas. Esta optimización de procesos se traduce en una mayor eficiencia operativa y en la reducción de costos asociados a la atención al cliente.
3. Personalización de la Comunicación
A pesar de ser sistemas automatizados, es posible personalizar los mensajes basándose en datos específicos de cada cliente, como su nombre, historial de compras o preferencias. Esta personalización fortalece la relación con el cliente, haciéndolo sentir valorado y comprendido.
4. Escalabilidad en la Atención al Cliente
Los sistemas automatizados pueden gestionar múltiples conversaciones simultáneamente, permitiendo a la empresa atender un volumen elevado de consultas sin comprometer la calidad del servicio. Esta escalabilidad es especialmente útil durante campañas promocionales o temporadas altas de demanda.
5. Integración con Otras Plataformas
La automatización en WhatsApp puede integrarse con otras herramientas y plataformas, como sistemas CRM, ERPs o plataformas de comercio electrónico. Esta integración facilita la sincronización de datos y la gestión centralizada de la información, mejorando la coherencia y eficiencia en los procesos empresariales.
¡8 plantillas que puedes usar para enviar mensajes automatizados por WhatsApp!
La creación de plantillas de mensajes personalizados es una forma sencilla de diversificar las respuestas y adaptarlas a las peticiones más frecuentes de tus clientes. Toma en cuenta que la forma en cómo respondes puede determinar si el cliente desea continuar hacia la fase de conversión o no.
Hemos preparado algunas plantillas con un tono general, pero puedes adaptarlas al tono comunicacional de tu negocio. Estas son algunas:
#1 Plantilla de bienvenida
- Bienvenida genérica: ¡Hola (nombre del cliente)! Bienvenido a (nombre del negocio). Nos complace tenerlo como cliente y esperamos brindarle la mejor experiencia de compra posible. En un instante será atendido por uno de nuestros agentes.
- Bienvenida de venta: ¡Hemos recibido tu mensaje! Nos pondremos en contacto contigo en un plazo de (lapso de horas o minutos). Te recordamos que actualmente tenemos (% descuento) en (productos en específico). Puedes ver nuestro catálogo mientras uno de nuestros agentes te atiende.
#2 Plantillas de soporte
Este tipo de plantillas es muy útil para atender solicitudes
- ¡Hola! muchas gracias por comunicarse con nosotros. Déjanos saber cuál es tu pregunta o inconveniente y de inmediato nos pondremos en contacto contigo. ¡Estamos listos para servirte!
- Agradecemos que te hayas tomado el tiempo de escribirnos. Entendemos que tu tiempo es valioso, por eso queremos brindarte una atención rápida y oportuna. ¿En qué podemos ayudarte?
#3 Plantillas de confirmación de citas
- Hola, queríamos confirmar que su cita está programada para (fecha). Si es tan amable puede confirmar su asistencia en este mensaje.
- ¡Un gusto saludarle nuevamente! Para (fecha) tiene programada una cita en nuestro local (ubicación) a las (hora). ¿Podría confirmar con este mensaje?
#4 Plantilla de recordatorio de pago
- Hola (nombre del cliente), siempre es un gusto saludarle. Este mensaje es un recordatorio amistoso para notificarle que su pago vence el (fecha). Le pedimos asegurarse de hacer el pago antes de la fecha de vencimiento para evitar cargos adicionales.
- Estimado (nombre del cliente), nos complacemos en saludarle nuevamente. A través de este mensaje le recordamos que el pago de su servicio vence el (fecha). Si quiere evitar pagos adicionales, le invitamos a cancelar a tiempo.
#5 Plantilla de venta
¡Feliz día! Te escribimos por tu pedido. Si tienes dudas o inconvenientes no dudes en escribirnos, con gusto te atenderemos. ¡Gracias por confiar en nosotros!
¡(Nombre del cliente), gracias por completar el pago! Hemos verificado y ahora procederemos a enviar su producto en el transcurso del día. ¡Gracias por su compra!
#6 Plantilla para responder a clientes molestos o groseros
- Estimado (a) (nombre del cliente), lamentamos mucho que haya tenido una experiencia poco agradable con nuestros servicios/productos. Aunque su queja se sale de nuestros parámetros, la tomamos muy en serio y queremos hacer todo lo posible para solucionar el problema.
- ¡Hola! (nombre del cliente) Podemos entender su molestia y nos disculpamos por la mala experiencia que tuvo con nuestros productos o servicios. Nos gustaría entender mejor lo que ha sucedido y encontrar una solución a su problema. Por favor, ¿puede proporcionarnos más detalles?
#7 Plantilla para invitar al cliente a seguirte en las redes
- Hola (nombre del cliente), nos gustaría mantenerte actualizado sobre nuestras últimas promociones y eventos especiales en nuestras redes sociales (insertar user). Allí encontrarás ofertas, sorteos y mucho más.
- En (nombre de la empresa) queremos invitarte a seguirnos en nuestras redes sociales (insertar user) para que siempre estés al tanto de nuestro stock y las últimas novedades. ¡No te pierdas nada de lo que tenemos preparado para ti!
#8 Plantilla para responder sobre productos agotados o que no has lanzado
- Estimado (nombre del cliente), gracias por su interés en nuestro producto. Lamentablemente, en la actualidad se encuentra agotado. Estamos trabajando diligentemente para reponer nuestro inventario lo antes posible. Por favor, manténgase al tanto de nuestras actualizaciones en nuestras redes sociales.
- ¡Un gusto saludarle! Valoramos mucho su interés por este producto, pero todavía no ha sido puesto a la venta. Agradecemos su entusiasmo y le informamos que estamos trabajando arduamente para lanzar el producto lo antes posible. Te invitamos a estar atento en nuestras redes, tendremos promociones para las primeras 50 compras.
Envías mensajes masivos sin riesgo a que te bloqueen: Whatzapper PRO es la solución
Bien sea para brindar respuestas en tiempo real o para programar envíos de mensajes masivos, las plantillas de WhatsApp te ayudan a agilizar las conversaciones para alcanzar un mayor nivel de atención y ventas.
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