Eventualmente, a todas las empresas les termina quedando pequeña la función estándar de WhatsApp Business. La restricción de una única sesión activa por cuenta resulta impensable con miles de mensajes llenando tu bandeja y demandando atención inmediata, ¿cómo se puede dar una buena atención al cliente así? Sabemos que la solución no es contratar más agentes, todos terminarían compartiendo el mismo dispositivo sobrecargado de chats y eso está lejos de ser útil; la única alternativa es explorar métodos para gestionar WhatsApp Business en varios celulares a la vez, superando así las limitaciones operativas y mejorando la capacidad de respuesta ante el “apuro” de los clientes.
Si no sabes qué opciones tienes para dar este paso, lee este post hasta el final.
¿Se puede abrir WhatsApp Business en varios celulares? Misterio revelado
Spoiler Alert: se puede abrir WhatsApp Business desde 10 dispositivos diferentes y hay dos formas sencillas de hacerlo. Pero, nuestro estilo es empezar con lo más básico y no dejar ningún cabo suelto, aunque esto pueda ser bastante obvio.
A menos que hayas vivido bajo una piedra, sabes que puedes usar WhatsApp desde tu teléfono y desde WhatsApp web, ahí van dos dispositivos conectados con un solo número de WhatsApp. Esta es la forma más sencilla de hacerlo, sin tener que tener la versión de negocios, ni la premium, mucho menos un CRM.
Aunque es bastante limitante, solo podrás tener una sola sesión web activa, hay otras formas de hacerlo útil. Por ejemplo, es un hecho que puedes tener abierto WhatsApp desde tu app móvil y también desde la versión web en una PC de escritorio, pero desde otra PC adicional puedes descargar la app de WhatsApp para PC y vincular un tercer dispositivo sin que esto sea inconveniente en los otros equipos vinculados. Eso sí, no podrás agregar un celular como dispositivo (una cosa es una cosa y otra cosa es otra cosa xD).
Y si por casualidad se te ocurre usar WhatsApp web desde el navegador desde tu teléfono, con la esperanza de que luzca igual que la app, lo lamentarás mucho. No por algún bloqueo o algo parecido, sino porque se ve exactamente con la versión web y será muy difícil e incómodo usarla.
Beneficios de utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos
La implementación de WhatsApp Business en múltiples dispositivos ofrece una serie de ventajas significativas para las empresas que buscan optimizar su comunicación y atención al cliente. A continuación, se detallan los principales beneficios:
1. Mejora en la atención al cliente
Al permitir que varios empleados accedan simultáneamente a la cuenta de WhatsApp Business, se garantiza una respuesta más rápida y eficiente a las consultas de los clientes. Esto es especialmente útil durante campañas promocionales o en períodos de alta demanda, asegurando que ninguna solicitud quede sin atender.
2. Flexibilidad y accesibilidad
La posibilidad de vincular hasta cuatro dispositivos adicionales, además del teléfono principal, facilita que el equipo de ventas o soporte pueda gestionar las comunicaciones desde diferentes ubicaciones y dispositivos, incluyendo computadoras y tablets. Esta flexibilidad es crucial para equipos que operan de forma remota o en movimiento.
3. Organización y control
WhatsApp Business permite asignar nombres a cada dispositivo vinculado, lo que ayuda a identificar quién está respondiendo desde cada terminal. Esta funcionalidad mejora la organización interna y facilita el seguimiento de las interacciones con los clientes.
4. Seguridad y privacidad
Todas las comunicaciones a través de WhatsApp Business están protegidas con cifrado de extremo a extremo, asegurando que los mensajes, archivos multimedia y llamadas se mantengan privados y seguros. Esta característica es fundamental para mantener la confianza de los clientes y proteger la información sensible de la empresa.
5. Automatización y eficiencia
La aplicación ofrece herramientas como respuestas rápidas, mensajes de bienvenida y etiquetas para organizar chats. Estas funcionalidades permiten automatizar tareas repetitivas, agilizar la gestión de conversaciones y mejorar la eficiencia operativa del equipo.
6. Integración con otras plataformas
Para empresas en crecimiento, la API de WhatsApp Business ofrece la posibilidad de integrar la plataforma con sistemas CRM y otras herramientas de gestión empresarial. Esta integración permite una mayor escalabilidad, gestión avanzada de mensajes y la capacidad de atender un volumen más alto de interacciones con clientes.
7. Coste reducido
Utilizar WhatsApp Business es una solución económica para las empresas, ya que la aplicación es gratuita y no requiere inversiones significativas en infraestructura adicional. Además, al centralizar la comunicación en una plataforma ampliamente utilizada, se reducen los costos asociados a otros canales de atención al cliente.
WhatsApp Business función multiusuario: como funciona
Parecía una leyenda urbana, pero finalmente Meta ha añadido la función de WhatsApp multiagente para los usuarios de WhatsApp Business y WhatsApp Business Premium, un servicio por suscripción mensual repotenciado con un kit de herramientas mucho más avanzadas que la versión estándar para negocios.
Desde WhatsApp Business, una versión gratuita para empresas, tienes la posibilidad de abrir hasta cuatro dispositivos vinculados y un teléfono a la vez. Mientras que WhatsApp Business Premium permite hasta 10 dispositivos por cuenta. Ahora bien, ¿dónde está el truco? Sencillo: en las letras pequeñas de WhatsApp.
Si bien WhatsApp permite la función multiagente, esta tiene importantes limitaciones. La más relevante es que solo te permite usarla en versiones Web y de Escritorio, además de en otros dispositivos no móviles compatibles, es decir, no es posible usarla en múltiples teléfonos móviles simultáneamente, ni siquiera en tabletas.
La razón de que no puedas abrir WhatsApp Business en varios celulares a la vez es sencilla. La versión móvil de WhatsApp (sea la versión estándar o Business) está diseñada para estar asociada con un número de teléfono único y, por lo tanto, solo puede estar activa en un teléfono a la vez. Las versiones Web y de Escritorio actúan como extensiones de esta cuenta, permitiéndote acceder a tu WhatsApp desde otros dispositivos, pero no ofrecen la funcionalidad de operar como cuentas independientes en múltiples teléfonos móviles.
Así que si quieres usarla en varios equipos móviles, tu mejor opción sigue siendo la API de WhatsApp o un proveedor que trabaje con WhatsApp Business: más abajo te dejo las mejores opciones.
Otras limitaciones de WhatsApp Business multiagente
Además de dejar a un lado los dispositivos móviles, también se decanta por lo sencillo en cuanto a operatividad:
- Puedes manejar tu cuenta de WhatsApp Business desde varios dispositivos simultáneamente sin necesidad de que el teléfono principal esté constantemente en línea. Sin embargo, el teléfono principal asociado debe conectarse a la aplicación al menos una vez cada 14 días. Si el teléfono no se usa para acceder a WhatsApp Business durante más de dos semanas, los dispositivos vinculados automáticamente se desconectarán.
- Si se produce una desconexión debido a la inactividad del teléfono principal, para restablecer el acceso a WhatsApp Business en los dispositivos vinculados, necesitarás volver a registrar tu cuenta en el teléfono principal y luego proceder a vincular nuevamente los dispositivos deseados siguiendo el proceso de configuración estándar.
- No podrás enviar mensajes ni llamar a contactos que usen una versión muy desactualizada de WhatsApp en sus teléfonos.
- No podrás usar tabletas.
- No podrás ver la ubicación en tiempo real en dispositivos vinculados.
- No podrás crear ni ver listas de difusión en dispositivos vinculados.
- No podrás usar la opción de añadir estados en los teléfonos adicionales vinculados.
Cómo configurar la función multiagente de WhatsApp Business
Si estás de acuerdo con estas limitaciones, adelante. Todavía es mucho lo que podrás hacer y, sin duda, se aliviará mucho más la carga de mensajes con más de una persona asistiéndote desde WhatsApp web.
La forma de configurar esta opción es muy sencilla y no varía de la que usábamos en WhatsApp para usuarios. Si no lo recuerdas, aquí te dejo el paso a paso.
- Abre la aplicación de WhatsApp Business en tu teléfono principal, que es el dispositivo donde originalmente has configurado tu cuenta de WhatsApp Business.
- Dentro de la aplicación, tocas el ícono de más opciones (generalmente representado por tres puntos verticales o un menú de ajustes), selecciona «Dispositivos vinculados», y luego «Vincular un dispositivo».
- Se te pedirá que uses la cámara de tu teléfono principal para escanear un código QR que se mostrará en la pantalla del dispositivo que deseas vincular. Este paso establece la conexión entre tu teléfono principal y el dispositivo adicional.
- Después de escanear el código QR, puedes asignar un nombre al dispositivo vinculado. Este nombre puede ser, por ejemplo, el nombre del agente de ventas o soporte que utilizará el dispositivo, lo cual ayuda a identificar fácilmente quién está usando cada dispositivo vinculado. Puedes cambiar el nombre en cualquier momento si es necesario.
Además, la plataforma te permite ver otros datos relevantes del dispositivo vinculado, como el tipo de dispositivo, su ubicación, y la última vez que estuvo activo. Esta información puede ser útil para fines de administración y seguridad.
WhatsApp Business en varios celulares con un CRM
A diferencia de las alternativas anteriores, los CRM y softwares de atención al cliente sí permiten usar WhatsApp Business en varios celulares al mismo tiempo. Esto dado que la mayoría trabajan con la API de WhatsApp y por tanto, permiten desarrollar sus funciones partiendo de su mismo sistema. El plus es que estos proveedores complementan esta función con otras igual de útiles, como la base de datos, seguimiento de mensajes y más.
Te dejo una lista de los más recomendados.
Whaticket
Whaticket es un software de atención al cliente 100% enfocado en WhatsApp, por si su nombre no lo deja ya claro. Está hecho para automatizar el flujo de conversaciones y reducir el tiempo de respuesta lo mejor posible. Obviamente, tiene una función multiagente que permite tener hasta 10 personas conectados simultáneamente a un mismo número de WhatsApp desde diferentes lugares y dispositivos, ya sea celular, tableta o escritorio.
Estas funciones se complementan con interesantes funciones, como la asignación de chats a los agentes vinculados, monitoreo de mensajes, base de datos, panel de métricas, chatbots y bandeja unificada de mensajes de WhatsApp, Instagram Direct y Facebook Messenger.
Lo mejor de Whaticket es que no es un software que deba instalarse o descargarse, es una plataforma 100 % online, por lo cual tu tlf no se hará más lento.
Zoho CRM
Zoho es un CRM con un arsenal de herramientas para gestionar tus ventas y marketing, razón por la cual la vemos ideal para empresas de gran escala. En su capacidad para integrarse con WhatsApp, permite enviar mensajes directamente desde la plataforma, por lo que podrás tener a múltiples agentes atendiendo tus chats a través de Zoho.
Aunque su interfaz puede parecer un poco abrumadora al principio, una vez que le tomas el ritmo, no será un problema. Sin embargo, algunas funciones avanzadas requieren un poco de curva de aprendizaje, pero nada fuera de tu alcance, ¿verdad?
HubSpot
HubSpot es como el centro de mando de tus operaciones de marketing y ventas, ofreciendo una integración sólida con WhatsApp que facilita la comunicación con los clientes, y aunque esta no sea su rol estrella, cumple muy bien su función.
Ahora, las otras funciones de HubSpot son una verdadera joya: su capacidad de automatización y la riqueza de sus análisis dan insights valiosos para mejorar los resultados de tus campañas y hacer buen marketing.
Freshsales
Freshsales ofrece una integración con WhatsApp que simplifica las conversaciones con clientes directamente desde el CRM. Su interfaz es limpia y moderna, permite a los equipos asignar, seguir y resolver consultas de clientes eficazmente. Además, incluye inteligencia artificial para puntuar leads y oportunidades, lo que puede ser un gran aliado en tu estrategia de ventas.
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Ahora que puedes tener hasta 10 agentes conectados a un mismo número de WhatsaApp Business desde diferentes celulares, no pueden bajar el volúmen de mensajes. Tu siguiente paso es ejecutar campañas y promociones que te mantengan en la mente de tus contactos en WhatsApp.¿Sabes que puedes hacerlo por fácil, rápido y sin riesgo a ser bloqueado?
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